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“智慧运销”管理平台App工程监理最佳实践

发布日期:2020-12-22     信息来源: 信息化办公室     编辑:刘宏兵     浏览数:1363    分享到:

       1、 信息化工程监理的概念
       大型信息化项目建设是一项投资大、周期长、技术密集、高风险的系统工程。这种工程在建设过程中,涉及的部门和人员范围广,应用的技术和工具细节多,其复杂程度远不是一般工程项目可比的。往往一个问题的解决不慎就可能导致整个项目的失败。所以科学化、规范化、精细化地组织和实施是信息化项目成功的必要条件。
       除了电信、金融等行业外,几乎所有传统行业内部的信息化认知水平都不是很高,有些单位甚至没有专职的信息化管理部门。这些单位如果要建设大型的信息化项目,为了保证项目的顺利实施,就必须聘请第三方监理企业对项目进行协助监管。
       信息化工程监理定义为:依法设立且具备相应资质的信息系统工程监理单位,受建设方委托,依据国家有关法律、法规、技术标准和信息系统工程监理合同,对信息系统工程项目的实施进行监督管理。
       2、 信息化工程监理的作用和价值
       2001年信息产业部组织制定了《信息化工程监理规范》国家标准,开展了信息化工程监理试点工作。2002年12月15日,信息产业部制定和发布了《信息系统工程监理暂行规定》,并正式实施,至此信息系统工程监理工作在全国普遍展开。2019年,《国家政务信息化项目建设管理办法》(国办发〔2019〕57号)明确要求,“国家政务信息化项目实行工程监理制,项目建设单位应当按照信息系统工程监理有关规定,委托工程监理单位对项目建设进行工程监理”。由此可见,信息系统工程监理制得到了国家和社会的高度认可,并在政府信息化、企业信息化项目中广泛应用,为项目的顺利实施起到了保驾护航的作用。
       监理的作用在《信息化工程监理规范》中明确规定:监理方要协助建设方明确工程需求,确定工程建设目标,使工程实施的系统技术设计方案完全符合工程的需求和目标。同时,监理方要协助建设方和承建方制定出合理可行的项目实施方案和施工计划,并按照上述计划,严格对整个工程过程进行监督,控制实施过程的各个关键点,保证每个环节实施的质量、进度符合实施方案和计划。最后,依据合同要求,保障整个项目的顺利上线和验收,以及项目控制过程符合审计要求。
       对于大型的信息化项目,聘请第三方监理的作用和价值有六个方面:一是确保对项目工程质量、进度和费用的有效控制;二是有效地进行合同管理和项目文档管理;三是保障项目管理规范与合理;四是保障结果和需求的一致性;五是协调建设方与实施方进行良好合作;六是保证项目符合审计要求。
       3、 “智慧运销管理平台”项目概述
       2019年8月,运销集团以“基于大运销、连通大数据、服务大市场”为基本思路,以“数据采集实时化、业务流转电子化、分析决策智慧化、移动办公高效化、多系统互联生态化”为建设目标,计划实施全集团的“智慧运销管理平台”系统。
       该系统主要实现以下功能:一是实现销售数据的采集、处理和统计的实时化;二是实现各类合同及业务流转的签字、签章电子化;三是实现销售分析决策的智慧化;四是实现移动实时办公的高效化;五是实现多个信息平台融合的兼容化。六是实现多个关键业务平台的互联化。
整个工程项目主要有以下几个特点:
       一是实现的功能多。其一要实现13个功能模块包含145个功能点;其二要开发手机端APP,满足所有操作人员的随时、随地办公,提高业务处理效率;其三要实现运销集团管理层、各分企业管理层业务数据的实时展现和智能分析功能。
       二是涉及的部门多。该系统是运销集团的主要业务支撑系统,贯穿所有的业务部门和分企业、办事处等。涉及的业务部门有市场部、计划调拨部、质量部和财务部,以及7个专业化销售企业和4个办事处。
       三是应用的人员多。使用本系统的人员分为三个层次,其一是具体办理业务的工作人员;其二是机关、分企业、办事处业务口的中层管理人员;其三是集团和二级单位的管理层。初步预计,系统中需要配置的账号将近700多个。
       四是互联的系统多。根据业务需要,本系统要和西媒网、财务NC系统、质检系统、中国煤炭市场网CCTD以及多个装车系统进行集成,实现数据的互联互通,减少手工操作,提高数据准确性和工作效率。
        鉴于上述几个特点,“智慧运销管理平台”可以定位为一个大型的MIS(管理信息系统)系统。这种系统投资大、建设周期长,涉及的工程环节多,应用的IT技术复杂,是一个极具挑战的系统工程项目。为了保证项目的科学化、规范化实施,以及取得最后的成功验收,必须聘请第三方监理企业参与,协助运销集团进行项目的建设和管理。
       4、 “智慧运销管理平台”项目监理过程
       经过调研、评判和招标,“智慧运销管理平台”项目最终选择“陕西省信息系统工程监理中心有限企业”(以下简称“陕信监理”)作为该项目的第三方监理,协助运销集团进行整个项目的过程控制和管理。
       从项目启动到系统上线运行,“陕信监理”运用专业化的信息系统监理理论和工具,对整个项目的建设过程进行了专业化的监理,保障了项目的顺利建设。
       (一)建立项目管理制度
       2020年7月31日,陕信监理组织首次周例会(首次对接会),确定项目建设单位、承建单位和监理单位的工作职责分工、工作内容及工作流程,建立项目管理制度,制定了整个项目的管理框架,为项目的有序推进奠定了基础。
       (二)参与需求调研并组织评审《需求规格说明书》
       为了深入了解运销集团所有机构的所有业务,历时几个月时间,监理企业和承建方一起,对运销集团15个机构进行了深入的业务调研,并编写了近千页的《需求规格说明书》。8月10号,监理企业组织建设方相关业务处室(分企业、办事处)召开了《需求规格说明书》评审会,协助建设方和承建方对《需求规格说明书》进行了再优化,并把好质量关,最终确定了《需求规格说明书》的最终版本,为后续的App开发奠定了基础。
       (三)倒排工程节点保障“双10”试点上线
       根据运销集团安排,2020年10月10号,“智慧运销管理平台”计划在榆林销售企业试点上线。为了保证项目进度,监理企业组织建设方和承建方进行了详细的分析和探讨,充分考虑各个工程节点,认真排查风险点,最终以倒排工程节点的方式,确定了试点上线的进度计划。随后,监理企业以天为计时单位,对项目进度进行跟踪。在监理方、建设方和承建方的共同努力下,10月10日当天,“智慧运销管理平台”顺利实现了试点运行。
       (四)严把测试和培训关保证上线效果
       2020年9月27日-9月30日,监理企业和建设方组织机关业务处室、各分企业和办事处进行了使用培训,随后对App系统进行了业务测试。在整个过程中,监理企业对以下环节进行了技术把关和监督:一是审核确认了承建单位的培训计划;二是审核确认了承建方的业务测试计划和测试用例;三是审核确认了承建单位的培训报告、培训讲解视频、培训教材等资料。以上工作保障了培训和业务测试的圆满完成。
       (五)多方协调推动互联互通
       为了实现数据共享,“智慧运销管理平台”需要和西媒网、财务NC系统、质检系统、中国煤炭市场网CCTD以及多个装车系统进行集成。从8月份开始,监理企业和承建方一起制定了详细的系统集成推动方案,并持续进行跟踪。期间,监理企业运用专业化方法,做了大量工作,有效地推动了系统间的集成。
       (六)安排并监督项目上线。
       2020年10月10号,“智慧运销管理平台”在榆林销售企业试点上线后,经过一个多月的试运行及持续迭代优化,系统逐渐趋于稳定。经过建设方、承建方和监理方评估和协商,计划从11月19日-11月27日,陆续在榆中销售企业、彬长分企业、铜川分企业、蒲白分企业、黄陵分企业 和韩城分企业上线。在此期间,监理企业全程进行协助和监督,并根据上线计划安排,对上线过程、环节、效果进行了跟踪,保证了整个流程的顺畅和圆满。
       5、 “智慧运销管理平台”项目监理总结
       从项目合同的签订,到系统的上线运行,“陕信监理”进行了全程的参与和监督,对建设方项目的整个过程控制起到了保驾护航的作用,总结起来有如下六点。
       (一)大项目监理参与,符合国家要求
       从2001年信息产业部制定的《信息化工程监理规范》,到2019年《国家政务信息化项目建设管理办法》(国办发〔2019〕57号)都明确要求,大型App工程项目都必须聘请第三方监理企业进行监督管理。“智慧运销管理平台”作为实现功能多、涉及部门多、应用人员多、互联系统多的“四多”大型App工程,聘请“陕信监理”作为项目的第三方监理企业,既符合国家要求,也弥补了运销集团在建设大型App项目上的经验短板。事实证明,“陕信监理”在监理过程中,保证了项目的各个环节都依据并实行国家的法律、法规和行业标准。
       (二)关键点提供引导,把握项目方向
       一是在合同签订时提供咨询。“智慧运销管理平台”项目在和承建方签订合同时,监理企业给予了极大的支撑和协助,帮助运销集团详细分析了合同中的各个技术性条款,指出了多处风险点,保证了项目合同的“公平、公正”签订。
       二是在技术方案确定时把握方向。在“智慧运销管理平台”确定技术方案时,“陕信监理”充分运用自己的专业常识,对技术方案进行了评测和把关,修正了其中的问题点,保证了总体技术方案的科学性、合理性和先进性。
       三是在项目验收时确认质量。在“智慧运销管理平台”项目验收时,“陕西监理”企业严格实行IT项目验收流程,对照合同条款和《需求规格说明书》要求,检查各个关键点和交付文档,保障了项目成果和项目质量符合建设方要求。
       (三)专业化技术支撑,监督工程质量
       在App开发和实施过程中,“陕信监理”充分发挥自己的技术优势,对整个过程的质量、进度、信息安全等方面进行综合把关,监督和引导承建方按质、保量、及时地推进项目进度,保证本项目符合以下几点要求:一是符合国家相关技术标准和规范要求;二是符合陕西省有关信息系统建设相关文件要求;三是符合本项目合同、设计文件中的质量要求;四是符合安全施工要求。
       (四)精细化环节管理,控制工程进度
       “陕信监理”作为建设方代表,将“智慧运销管理平台”项目总目标逐级分解,把整个工程分解为多个实施环节,协助承建方梳理各个环节的实施方案、实施步骤,解决方案中存在的技术难题,预警方案中可能出现的风险,精确测算各个环节建设需要的工作时长。在实施过程中,严格按照计划进行推进和监管,保证工作进度在可控范围之内。
       (五)清单化文档管理,符合审计要求
       大型App项目涉及的过程控制文件很多,涵盖商务文件、技术文件等。“陕信监理”运用自己的专业化监理流程,规范化管理所有文件,建立了本项目的文件清单,并按照清单要求,逐个进行追踪和保存。完善的文档管理体系,既保证了整个项目的可控,也保证了项目后续的可查,更重要的是保障了整个项目的文件符合审计要求。
       美国一家著名调查企业SPR对美英两国的信息化工程进行的调查显示,有30-50%的信息化工程项目中途放弃开发,55%的项目其费用超过预算,68%的项目超过了预期的开发周期,88%的项目必须进行系统再设计。可见,在世界范围内,信息化工程的建设都是一件极具挑战性的事情。“智慧运销管理平台”项目的建设成功,既有企业管理层的大力支撑和各个部门、分企业和办事处的配合,也有承建方的辛勤付出,同时也离不开监理方的全力协助。“陕信监理”企业在此项工程中付出了极大的努力,也表现出了深厚的技术底蕴,是“智慧运销管理平台”成功验收并上线运行的保障。(运销集团  刘宏兵)

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